Waarom beginnen met bedrijfsanalyse voor softwareontwikkeling

Stel je voor: je investeert maanden en een flink budget in het ontwikkelen van nieuwe software, om er na lancering achter te komen dat het niet aansluit op de échte behoeften van je organisatie. Zonde, toch? Dit scenario komt vaker voor dan je denkt. Uit onderzoek blijkt namelijk dat slechts 7% van de ICT-projecten volledig succesvol wordt afgerond, terwijl 44% voortijdig wordt afgebroken of nooit de beoogde resultaten oplevert. Een belangrijke oorzaak van zulke mislukkingen is het ontbreken van grondig vooronderzoek en duidelijke eisen. Met andere woorden: geen of onvoldoende bedrijfsanalyse. In dit blog duiken we dieper in wat bedrijfsanalyse inhoudt, waarom het zo belangrijk is vóór je aan softwareontwikkeling begint, welke concrete voordelen het biedt én wat de mogelijke gevolgen zijn als je het overslaat.

Wat is bedrijfsanalyse?

Bedrijfsanalyse is het proces waarbij je de bedrijfsbehoeften identificeert en bepaalt welke oplossingen nodig zijn voor business vraagstukken. Het omvat het evalueren van bedrijfsprocessen, het herkennen van verbeterpunten en het aanbevelen van oplossingen om de organisatie haar doelen te laten bereiken. In de praktijk betekent dit dat een bedrijfsanalist in gesprek gaat met verschillende stakeholders – van eindgebruikers tot management – om te achterhalen wat er écht speelt en nodig is.

Een formele definitie van de Project Management Institute (PMI) uit de PMBOK luidt als volgt:

“…de reeks taken en technieken die worden gebruikt om als contactpersoon tussen belanghebbenden te fungeren om de structuur, het beleid en de activiteiten van een organisatie te begrijpen, en om oplossingen aan te bevelen die de organisatie in staat stellen haar doelen te bereiken.”

Kort gezegd fungeert de bedrijfsanalist als brug tussen de business (wat willen we bereiken?) en IT (hoe realiseren we dat in software). Hierbij worden diverse technieken ingezet om inzicht te krijgen in de huidige situatie en gewenste veranderingen. Denk aan het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, het verzamelen van requirements (eisen en wensen), het modelleren van processen en data-analyse. Door deze analyse krijgt men een duidelijk beeld van waar de knelpunten zitten en hoe een software-oplossing daaraan kan bijdragen.

Waarom bedrijfsanalyse voor softwareontwikkeling?

Voordat de eerste regel code wordt geschreven, wil je zeker weten dat je de juiste applicatie gaat bouwen, voor het juiste probleem. Hier komt bedrijfsanalyse om de hoek kijken als onmisbare eerste stap. Enkele redenen waarom het zo belangrijk is om dit vóór softwareontwikkeling te doen:

• Voorkomen van verkeerde aannames: Een goede bedrijfsanalyse zorgt voor duidelijke en gevalideerde requirements. Zonder deze stap loop je het risico dat ontwikkelaars iets bouwen op basis van vage of onjuiste aannames. Sterker nog, uit onderzoek blijkt dat ongeveer 50% van alle defecten in software terug te leiden is tot onduidelijke of verkeerd begrepen requirements. Door vooraf te analyseren en eisen scherp te stellen, verklein je de kans op fouten drastisch.

• Kosten- en tijdsbesparing: Problemen pas ontdekken tijdens of na de ontwikkeling is vragen om dure reparaties. Het oplossen van een fout of misverstand wordt vele malen kostbaarder naarmate je later in het project zit. Sommige studies suggereren dat het oplossen van een requirement-fout in de analysefase tot wel 15 keer goedkoper is dan wanneer diezelfde fout pas na de implementatie wordt hersteld. Door vroegtijdig te analyseren en mogelijke valkuilen op te sporen, bespaar je dus potentieel enorme bedragen en kostbare ontwikkeltijd.

• Risicobeheersing: Bedrijfsanalyse dwingt je om stil te staan bij potentiële risico’s en obstakels voordat je in ontwikkeling duikt. Uit cijfers van het CBS blijkt namelijk dat hoewel vrijwel 91% van de Nederlandse bedrijven in 2023 digitaliseringsinitiatieven nam, meer dan de helft daarbij te maken kreeg met belemmeringen zoals te hoge kosten of een gebrek aan deskundig personeel. Een grondige analyse helpt om dit soort obstakels vroeg te identificeren en maatregelen te plannen. Beter nu pijnpunten blootleggen dan halverwege het project voor verrassingen komen te staan.

• Alignement tussen business en IT: Niets is zo frustrerend als een kloof tussen wat het management of de gebruikers verwachten en wat er uiteindelijk door IT wordt opgeleverd. Bedrijfsanalyse bevordert de communicatie tussen verschillende stakeholders door alle wensen en doelen expliciet te maken. Het fungeert als een gemeenschappelijk kompas voor zowel de zakelijke kant als de ontwikkelaars, zodat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt ervoor dat de softwareontwikkeling aansluit bij de strategie en behoeften van de organisatie.
  

Samengevat creëert bedrijfsanalyse een stevig fundament voor je project. Vergelijk het met het ontwerpen van een bouwtekening voordat je een huis bouwt; je wilt geen scheve fundamenten of onverwachte ontwerpwijzigingen halverwege de bouw. Met een goede analyse in de hand start je je softwareproject met realistischere verwachtingen, minder onzekerheid en een gedeeld begrip bij alle betrokkenen.

Concrete voordelen van grondige bedrijfsanalyse

Een gedegen bedrijfsanalyse vooraf kan je organisatie op meerdere fronten winst opleveren. Enkele concrete voordelen zijn onder andere:

• Betere besluitvorming: Door de inzichten uit bedrijfsanalyse kunnen organisaties gefundeerde beslissingen nemen op basis van nauwkeurige, actuele informatie over hun processen en knelpunten. Het management krijgt duidelijk zicht op de huidige situatie en de behoeften, wat besluitvorming een stuk eenvoudiger en doeltreffender maakt.

• Verbeterde communicatie en samenwerking: Bedrijfsanalyse brengt verschillende belanghebbenden bij elkaar en creëert een gedeeld begrip van doelen en eisen. Wanneer requirements duidelijk zijn en iedereen op één lijn zit, verloopt de communicatie soepeler. Teams werken beter samen omdat er minder onduidelijkheid is over wat er gebouwd moet worden en waarom.

• Hogere efficiëntie: Door processen kritisch door te lichten identificeer je mogelijkheden om efficiënter te werken. Misschien ontdek je handmatige stappen die met software te automatiseren zijn, of dubbel werk dat te elimineren is. Door deze verbeteringen al in de analysefase te signaleren, kan de uiteindelijke software de organisatie een flinke efficiëntieslag opleveren. Dit betekent vaak ook een hogere productiviteit en lagere operationele kosten op de lange termijn.

• Betere kwaliteit van het eindproduct: Een project dat start met heldere specificaties en begrip van de bedrijfsprocessen zal hoogstwaarschijnlijk een beter passend eindproduct opleveren. Defecten en gaten in het procesontwerp komen tijdens de analyse aan het licht, zodat de ontwikkeling daarop kan anticiperen. Het resultaat is software die bij oplevering dichter bij de wensen van de gebruikers ligt, minder bugs bevat en minder iteraties nodig heeft om goed te functioneren.
  
  

Naast deze punten geldt dat een goede bedrijfsanalyse simpelweg tijd en geld bespaart gedurende het hele project. Je voorkomt dubbel werk en dure koerswijzigingen halverwege. Bovendien helpt het kostbare fouten te vermijden – fouten die niet alleen financiële consequenties kunnen hebben, maar ook reputatieschade of verloren vertrouwen bij klanten/gebruikers.

Potentiële gevolgen als je bedrijfsanalyse overslaat

Wat gebeurt er als je besluit de bedrijfsanalyse maar over te slaan en direct in de bouwmodus te schieten? Hieronder enkele mogelijke consequenties van zo’n keuze:

• Onduidelijke doelen en scope creep: Zonder upfront analyse is de kans groot dat de projectdoelstellingen vaag blijven. Teams beginnen met coderen terwijl eigenlijk niemand 100% zeker weet wat de gewenste uitkomst is. Dit leidt tot voortschrijdende inzichten tijdens ontwikkeling: “Oh, willen we dit er eigenlijk ook bij?” Het beruchte scope creep steekt de kop op. Omdat er in het begin geen scherpe afbakening is gemaakt, groeit de scope ongecontroleerd, met vertragingen en extra kosten tot gevolg.

• Inefficiëntie en extra kosten: Een project zonder goede analyse vliegt vaak alle kanten op. Het ontwikkelteam moet op basis van onvolledige informatie werken, wat resulteert in veelvuldig heen-en-weer (bouwen, afkeuren, aanpassen). Uiteindelijk ben je meer tijd kwijt aan het herbouwen van onderdelen die eigenlijk vanaf het begin anders hadden gemoeten. Dit is niet alleen frustrerend, maar ook duur – denk aan het eerder genoemde voorbeeld dat aan het eind van de rit fouten herstellen vele malen duurder is. De organisatie ziet zijn budget verdampen in rework in plaats van in nieuwe functionaliteit.

• Gebrek aan gebruikersacceptatie: Als je geen bedrijfsanalyse doet, is de kans klein dat je eindgebruikers en stakeholders voldoende hebt geraadpleegd. Vaak wordt software dan in een bubbel ontwikkeld, los van de echte gebruikersbehoeften. Het gevolg: weinig betrokkenheid en draagvlak bij degenen die er uiteindelijk mee moeten werken. Uit onderzoek blijkt dat gebruikersbetrokkenheid een van de belangrijkste succesfactoren is voor ICT-projecten. Als je deze betrokkenheid misloopt, loop je het risico dat de opgeleverde software met lauwe reacties wordt ontvangen of in het ergste geval nauwelijks wordt gebruikt door de doelgroep.

• Grotere kans op falen van het project: Het overslaan van de analysefase vergroot de kans dat je project ernstig in de problemen komt of zelfs compleet faalt. Problemen die je in het begin niet adresseert, zullen later onherroepelijk opduiken – vaak op het slechtst mogelijke moment. Denk aan fundamentele misverstanden over wat de software moet doen, of aan technische showstoppers die je eerder had kunnen voorzien. Veel van de eerdergenoemde faalfactoren zoals onduidelijke communicatie, oppervlakkig vooronderzoek en gebrek aan eigenaarschap manifesteren zich wanneer je haastig start zonder gedegen plan. In het ergste geval moet het project worden stilgelegd of volledig herzien, met alle verlies van tijd, geld en motivatie van dien. Je belandt dan in de statistiek van mislukkingen die we in het begin noemden – die 44% van projecten die de eindstreep niet halen.
  

Een goed begin is het halve werk

Bedrijfsanalyse klinkt als extra werk vooraf, maar zie het als een investering die zich dubbel en dwars terugbetaalt gedurende het project. Het is de fase waarin je als organisatie je huiswerk doet: je leert je eigen processen en behoeften beter kennen, voordat je een technische oplossing op ze loslaat. Door die investering voorkom je dat je later in het traject voor dure verrassingen komt te staan.

In de huidige tijd waarin bijna alle bedrijven aan digitalisering doen en voortdurend nieuwe software introduceren, is het belang van een solide bedrijfsanalyse niet te onderschatten. Het vergroot de slagingskans van je softwareontwikkeling aanzienlijk en zorgt ervoor dat technologie echt in dienst staat van de bedrijfsdoelen. Neem de tijd om eerst te analyseren en dan pas te automatiseren.