Het belang en gebruik van automatisering

Wat is automatiseren?

Automatiseren is de term die wordt gebruikt voor het proces van het vervangen van handmatige taken door technologie. Dit betekent dat het uitvoeren door mensen van taken zoals het verwerken van gegevens of het zelf beheren van workflows wordt geminimaliseerd. Het werken met automatiseringen door middel van technologie kan zowel direct als indirect veel voordelen met zich meebrengen.

Voor wie is automatisering belangrijk?

Wanneer je bedrijf dagelijks grote hoeveelheden gegevens te verwerken heeft, kan het uitdagender worden om dit zowel georganiseerd als bijgewerkt te houden. Op momenten waarin jij of je team merkt dat er taken met veel herhaling uitgevoerd moeten worden, kan het goed zijn om je te verdiepen in het automatiseren van processen.

Automatisering is vooral belangrijk voor bedrijven die snel willen groeien en schalen. Het helpt niet alleen bij het beheren van een toenemende hoeveelheid data, maar zorgt ook voor een consistentere uitvoering van bedrijfsprocessen. Vooral sectoren waarin nauwkeurigheid en snelheid belangrijk zijn profiteren hiervan, zoals de financiële dienstverlening of e-commerce. Ieder bedrijf is anders. Daarom is het belangrijk dat je zelf kiest welke processen voor jou belangrijk zijn om te automatiseren.

Automatisering met workflows

Het automatiseren van processen gaat het makkelijkst aan de hand van workflows. Een workflow zorgt dat je proces altijd verloopt volgens een vaste structuur. Je kunt workflows op zo'n manier inrichten dat ze perfect bij jouw organisatie passen. Een goed ingerichte workflow biedt een helder procesoverzicht, helpt inefficiënties te identificeren, en kan gemakkelijk aangepast worden als je organisatie verandert. 

Dit is bijvoorbeeld in te richten met CRM-software. Deze software is zodanig in te stellen dat het systeem automatisch actie onderneemt zodra een potentiële klant bijvoorbeeld een whitepaper downloadt van je website. De software initieert dan een workflow die een (gepersonaliseerde) e-mail naar de klant stuurt met extra informatie of een speciale aanbieding. Tegelijkertijd wordt een verkoopmedewerker erop gewezen om op te volgen. Deze automatisering verzekert dat elke lead wordt opgemerkt en bevordert snelle, persoonlijke communicatie, wat de kans op een verkoop vergroot!

Hoe weet je dat je moet automatiseren? 

Start met automatiseren wanneer je merkt veel tijd keer op keer kwijt te zijn aan een bepaald proces. Denk bijvoorbeeld aan facturen die je bij elke bestelling moet maken. Facturen verzenden is noodzakelijk, maar kost je handmatig enorm veel tijd. Enkele situaties waarin automatiseren van pas kan komen:

• Je streeft ernaar om de service aan klanten sneller en efficiënter te maken.

• Je moet meer mensen aannemen om gegevens te verwerken.

• Je zoekt manieren om meer winst te maken en/of kosten te verlagen.

• Het verwerken van handmatige taken neemt een aanzienlijk deel van de werkdag in beslag.

• Je streeft naar meer schaalbaarheid in je onderneming.

• Je merkt dat menselijke fouten zorgen voor tijdverlies.

• Je voelt dat je niet de volle potentie van je team benut.

• Medewerkers of leidinggevenden uiten zorgen over hoge werkdruk.
  
  

Als je een of meerdere van deze punten herkent binnen jouw organisatie, kan het een goed moment zijn om te overwegen om te starten met automatiseren.

Waarom is automatiseren belangrijk?

Als je aan de eigenaar van een kleine koffiebar vraagt waarom automatiseren voor hem belangrijk is, zou hij kunnen benadrukken hoe het belangrijk is voor het stroomlijnen van bestellingen en het beheer van voorraden om verspilling te verminderen. Als je dezelfde vraag stelt aan de directeur van een groot logistiek bedrijf, zou het antwoord kunnen gaan over het optimaliseren van de distributieroutes en het automatiseren van het voorraadbeheer om leveringstijden te verkorten en de klanttevredenheid te verhogen. 

Kortom; automatisering is op verschillende schalen en manieren belangrijk voor zowel kleine als grote ondernemingen om efficiënter te werken en hun bedrijfsdoelen te behalen. De eigenaar van de koffiebar kan door het automatiseren van zijn bestel- en voorraadsystemen ervoor zorgen dat hij altijd precies genoeg voorraad heeft en kan overbodige verspillingen tegengaan. Dit bespaart tijd, maar vooral kosten. De directeur van het logistieke bedrijf kan door automatisering snellere en nauwkeurigere leveringen realiseren, wat niet alleen kosten bespaart, maar ook leidt tot een sterk concurrentievoordeel. Automatisering kan dus in iedere organisatie een unieke impact hebben. 

Impact van automatiseren

Het implementeren van automatisering kan je bedrijf op verschillende manieren ten goede doen. Over het algemeen staan het verminderen van werkdruk en besparen van kosten centraal, maar het kan in bredere zin impact hebben op een bedrijf:

• Verbetering van de productiviteit: Door routine en repetitieve taken te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op meer strategische en creatieve taken, wat leidt tot een hogere productiviteit.

• Kostenbesparing: Automatisering vermindert de noodzaak voor uitgebreide mankracht voor eenvoudige taken, wat direct leidt tot kostenbesparing voor personeel. Bovendien minimaliseert automatisering menselijke fouten, wat kostbare tijd en middelen bespaart die anders besteed zouden worden aan correcties.

• Snelheid en nauwkeurigheid: Automatische systemen kunnen taken vaak sneller en nauwkeuriger uitvoeren dan mensen. Op plekken waar fouten grote impact kunnen hebben, kan dit een hoop hoofdpijn schelen. Een goed ingesteld systeem maakt namelijk geen fouten.

• Schaalbaarheid: Automatisering maakt het mogelijk om processen gemakkelijk op te schalen zonder significante extra kosten, waardoor bedrijven snel kunnen groeien en zich aanpassen aan veranderende marktvragen.
  

Automatering bij  Kunst.nl

Voor velen lijkt het heel normaal dat je in een dashboard zelf je account, producten, bestellingen en dergelijke kan managen. Voor anderen is het een ontwikkeling die zeeën van tijd bespaart. Zo ook bij Kunst.nl. Kunst.nl is een bedrijf dat kunstwerken verhuurt in plaats van traditioneel verkoopt. Het voorraadbeheer gebeurde in grote, al dan niet enorme Excel- en mailinglijsten. Dit kwam tot een punt dat het niet meer te beheren was en automatisering onvermijdelijk werd. 

Een dashboard met een account login waarin gebruikers zelf kunnen aangeven welke kunst ze op welk moment willen huren heeft het voor hen gedaan. Business Art hoefde ineens geen orders en mailtjes meer te beantwoorden/verwerken en de voorraad werd veel efficiënter beheerd. Met de automatiseringen zijn handelingen van een uur teruggebracht naar 5 minuten, een besparing van 90%. Dit heeft Kunst.nl zo veel tijd bespaart dat het bedrijf weer kon gaan denken aan het uitbreiden van het assortiment in plaats van het aantal medewerkers. Het bedrijf werd weer schaalbaar, nauwkeurig, efficiënt en productief!

Belangrijkste voordelen van automatiseren:

Zoals in het voorbeeld met de koffiebar en het logistiek bedrijf blijkt, kan automatisering verschillende impact hebben op verschillende niveaus. Hoeveel impact automatisering op een organisatie heeft, kan verschillen door de manier van adoptatie of mate van investering. Enkele belangrijke voordelen van automatiseren kunnen zijn:

• Flexibiliteit: Geautomatiseerde systemen kunnen makkelijk worden aangepast aan nieuwe vereisten of veranderende bedrijfsomgevingen, waardoor bedrijven flexibel en dynamisch zijn maar vooral blijven.

• Vermindering van de werkdruk: Automatisering neemt repetitieve en tijdrovende taken over, waardoor werknemers minder belast worden en meer tijd over hebben voor belangrijkere taken. Dit kan leiden tot een meer tevreden en productief personeelsbestand.

• Gegevensinzameling en -analyse: Geautomatiseerde systemen kunnen grote hoeveelheden gegevens verzamelen en analyseren, wat waardevolle inzichten biedt voor strategische besluitvorming. Dit stelt bedrijven in staat om hun processen en aanbod te verbeteren op basis van real-time gegevens.
  
  

Samengevat zorgt automatisering voor een significante verbetering van de operationele efficiëntie, consistentie, kwaliteit en het verhoogt de flexibiliteit van bedrijven. In een tijdperk waarin innovatie een van de grootste factoren is voor concurrentievoordeel, is automatisering onmisbaar in moderne bedrijfsstrategieën.