7 min

01-07-2024

Nederland kampt met een flink personeelstekort dat naar verwachting zal aanhouden en zelfs verergert. Het CBS voorspelt dat er in 2027 een tekort zal zijn van ongeveer 450.000 werknemers​​​​. Dit tekort wordt veroorzaakt door vergrijzing en een snel economisch herstel na de COVID-19-pandemie. 40% van de ondernemers geeft zelfs aan dat het personeelstekort momenteel de grootste belemmering is voor hun onderneming. Dit tekort is er voorlopig nog om te blijven. Volgens onderzoeksinstituut NIDI is de prognose namelijk dat het omslagpunt pas over 30 jaar zal plaatsvinden.

 

De (baby)boomers, oftewel de grote golf mensen die geboren werden in de eerste tien jaar na de oorlog, zijn aan het pensioneren. Deze ouderen gaan met pensioen, terwijl de aanwas van jonge werkenden niet groter wordt. We kunnen er dus niet op rekenen dat iedere vertrekkende oudere wordt opgevolgd door een nieuwe, jonge werkende. De beroepsbevolking zal kleiner worden, terwijl de vraag naar werkenden groter is. De druk op onze arbeidsmarkt neemt toe en dit vraagt om veranderingen in onze manier van werken.

 

Waarom alleen maar meer mensen binnenhalen niet meer voldoet

Groei betekende vroeger meer sales binnenhalen, verkopen en groter worden als bedrijf. Tegenwoordig zie je dat veel bedrijven proberen groeien door te optimaliseren en het werk met minder mensen te doen.

 

Als je als bedrijf alleen maar meer werknemers binnenhaalt zonder je interne processen te optimaliseren, ga je op een gegeven moment tegen een plafond stuiten. Zonder (tegelijkertijd) je processen te optimaliseren ontstaat een loop: 

 

  1. Meer mensen: denk aan administratie, klantenservice en productiepersoneel. Elk nieuw teamlid betekent ook meer managementlagen en verhoogde coördinatiekosten.

  2. Meer kantoorplekken: denk aan de noodzaak voor meer werkruimten, extra vergaderzalen, grotere kantinefaciliteiten, en meer kantoorbenodigdheden zoals computers en bureaustoelen.

  3. Meer sales: denk aan de verhoogde belasting van je logistieke keten, extra magazijnruimte, meer transportmiddelen, en een groter voorraadbeheer. 

  4. Meer mensen...

Wanneer bedrijven deze exponentiële groei niet goed beheren, kunnen de volgende problemen ontstaan:

 

Verhoogde operationele kosten

De kosten voor personeel, kantoorruimte en logistiek kunnen snel escaleren bij snelle groei. Dit kan de winstmarges verkleinen, vooral als de inkomsten niet minstens even hard meegaan als de stijgende uitgaven. Hierdoor kun je bijvoorbeeld te maken krijgen met cashflowproblemen omdat je meer moet uitgeven aan leveranciers en personeel voordat de klantbetalingen binnenkomen. Dit kan resulteren in een (tijdelijk) tekort in de cashflow of, in ernstige gevallen, financiële instabiliteit en verhoogd risico op insolventie​.

 

Inefficiënties en bottlenecks

Meer mensen en middelen hebben een betere organisatie nodig, anders ontstaan inefficiënties en bottlenecks. Dit betekent dat de snelheid en kwaliteit van het werk afnemen, wat de klanttevredenheid en de bedrijfsvoering negatief kan beïnvloeden. Operationele inefficiënties ontstaan vaak gepaard met ongecontroleerde uitbreiding, wat leidt tot slecht getraind personeel, problemen met voorraadbeheer en een overbelast klantenserviceteam​.

 

 

Hoge werkdruk en verzuim

Het bestaande personeel kan overbelast raken door de toegenomen werkdruk, wat leidt tot hogere verzuimcijfers en personeelsverloop. Werknemers die langdurig onder hoge druk werken, kunnen sneller een burn-out krijgen, wat de productiviteit en moraal van het team niet ten goede doet. Dit creëert een cirkel van verhoogde werkdruk en personeelsverloop, wat de situatie verder verergert​.

Bron: Holaillustrations

De rol van procesoptimalisatie 

Het is dus duidelijk, we moeten meer dan alleen meer werknemers binnenhalen. Duurzaam te werk gaan en efficiënt werken zijn noodzakelijk geworden in het huidige tijdperk. Dit houdt in dat er geïnvesteerd moet worden in het stroomlijnen van interne workflows en systemen. Enkele voordelen van procesoptimalisatie kunnen zijn:

Verhoogde efficiëntie

Door processen te optimaliseren kunnen bedrijven hun resources beter benutten. Dit betekent dat minder personeel nodig is om dezelfde hoeveelheid werk te doen. Dit vervangt de noodzaak om meer personeel aan te nemen.

Betere werkomgeving

Een efficiënte werkomgeving draagt bij aan het welzijn van de werknemers. Dit resulteert in minder verzuim en een hogere werknemerstevredenheid. Gelukkige werknemers zijn immers productiever en loyaler aan het bedrijf​​.

Verhoogde winstgevendheid

Door inefficiënties te verminderen kunnen kosten bespaard worden. Dit omvat niet alleen directe kosten zoals salarissen, ook indirecte kosten, zoals verzuim en personeelsverloop kunnen hierin meegenomen worden. Dit leidt uiteindelijk tot een verhoogde winstgevendheid.

Hogere klanttevredenheid

Wanneer processen geoptimaliseerd zijn, kan er sneller en nauwkeuriger aan de behoeften van hun klanten voldaan worden. Dit resulteert in hogere klanttevredenheid omdat klanten op tijd de juiste producten of diensten ontvangen zonder fouten of vertragingen. Tevreden klanten zijn loyaler, doen herhaalaankopen en bevelen je eerder aan bij anderen, wat leidt tot een stabiele en groeiende klantenkring​.

Procesoptimalisatie? Hoe dan?

Procesoptimalisatie kan op veel manieren worden ingezet, maar komt altijd op hetzelfde neer: meer doen met minder middelen. Deze middelen kunnen variëren tussen tijd, geld en goederen. Er is geen gouden standaard die iedere organisatie kan implementeren, maar er zijn een aantal manieren waar iedere organisatie op een eigen manier van kan profiteren, waaronder digitaliseren en automatiseren.

 

Digitaliseren

Digitaliseren betekent in de basis het omzetten van fysieke documenten en processen naar een digitaal formaat. Hierbij worden digitale tools en technologieën gebruikt om informatie te beheren, processen te stroomlijnen en communicatie te verbeteren. Door digitalisatie verminder je de papieren rompslomp en versimpel je toegang tot informatie. Dit leidt tot snellere besluitvorming en verhoogde efficiëntie. Digitalisering helpt ook om informatie veilig op te slaan en gemakkelijk toegankelijk te maken voor degenen die het nodig hebben, een flinke boost voor de (interne) samenwerking en productiviteit.

 

Daarnaast maakt digitalisering het mogelijk om data-analyse tools te gebruiken. Dit houdt in dat je inzichten haalt uit de gegevens die je online ophaalt. Met behulp van (big) data en analytics kunnen bedrijven patronen en trends identificeren die anders misschien over het hoofd worden gezien. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om strategische beslissingen te nemen, processen te verbeteren en klantbehoeften beter te begrijpen en te anticiperen.

 

Een voorbeeld van succesvol digitaliseren kunnen we nemen aan Nike. Nike heeft een uitgebreide digitale transformatie ondergaan om beter te verbinden met klanten en de verkoopconversie te verhogen. Ze hebben een mobiele app gelanceerd die gebruikers helpt de beste schoenen te kiezen op basis van een been-scan. Dit verbetert niet alleen de klantervaring maar geeft Nike ook waardevolle inzichten voor productontwikkeling. Daarnaast heeft Nike 6.000 schoenmaterialen gedigitaliseerd om het ontwerpteam sneller en efficiënter te laten werken​.

Bron: Nike

Automatiseren

Automatiseren houdt in dat taken en processen worden uitgevoerd door technologie en machines in plaats van door mensen. Dit kan variëren van eenvoudige taken zoals het versturen van automatische e-mails tot complexe productieprocessen die volledig door robots worden uitgevoerd. Automatisering helpt bedrijven om de operationele efficiëntie te verhogen door routinematige taken te versnellen en menselijke fouten te verminderen. Dit leidt tot lagere kosten en hogere productiviteit omdat medewerkers zich kunnen concentreren op meer strategische en creatieve taken​.

Een ander belangrijk aspect van automatisering is dat het bedrijven helpt om schaalvoordelen te behalen. Wanneer een bedrijf groeit, kunnen geautomatiseerde systemen eenvoudig worden opgeschaald om de verhoogde vraag aan te kunnen zonder dat er significant meer middelen nodig zijn. Dit maakt het mogelijk om op een kosteneffectieve manier uit te breiden. Bovendien kunnen geautomatiseerde systemen 24/7 werken, wat de productiecapaciteit en de snelheid van dienstverlening verhoogt, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren op marktveranderingen en klantbehoeften​​.

Mercy Health, een groot gezondheidszorgbedrijf, heeft RPA (Robotic Process Automation) geïmplementeerd om routinetaken zoals het invoeren van patiëntgegevens in systemen en het controleren van verzekeringsdekking te automatiseren. Dit resulteerde in een aanzienlijke verhoging van de efficiëntie en nauwkeurigheid, en een return on investment van 6,7x met een besparing van $3 miljoen in het eerste jaar.

Worstel je met de vraag hoe je organisatie slimmer kan werken?

We helpen organisaties om zichzelf niet af te vragen hoe ze moeten digitaliseren, maar waar digitale oplossingen ze kunnen helpen naar duurzame proces- en prestatieverbetering en hoe ze deze moeten implementeren.