Hoe we met slimmer werken het personeelstekort kunnen oplossen

De krapte op de arbeidsmarkt is een uitdaging die al langere tijd speelt in Nederland. Zo werden er in 2008 al rapporten gepubliceerd met waarschuwingen voor toekomstige personeelstekorten. Er wordt verondersteld dat deze krapte opgelost zou kunnen worden als elke werkende Nederlander wekelijks twee uur extra zou werken. Met 9,7 miljoen werkenden in Nederland die gemiddeld 32,3 uur per week werken, zou een verhoging van 5 procent in de werkuren bijna een half miljoen extra voltijdbanen opleveren. Toch is de realiteit dat veel mensen zich nu al overbelast voelen in hun dagelijks leven en er weinig animo is om nog meer uren te maken. Dit roept de vraag op: hoe kunnen we de benodigde extra werkuren realiseren zonder dat dit ten koste gaat van onze persoonlijke tijd?

De uitdaging van 450.000 extra mensen

Het rapport van PwC benadrukt dat er tot 2027 zo'n 450.000 extra mensen nodig zijn op de arbeidsmarkt. Met 480.000 extra banen moet je voor 800.000 extra mensen huizen, zorg, onderwijs en infrastructuur organiseren. Meer werknemers naar Nederland krijgen is dus niet direct de oplossing. Dit onderstreept het belang van het verhogen van de productiviteit per werknemer. Door in te zetten op de verhoging van de productiviteit per werknemer kunnen we niet alleen de huidige krapte aanpakken maar creëren we ook een veerkrachtige arbeidsmarkt.

Dit personeelstekort is niet met één soort implementatie op te lossen. We zullen als geheel onze werkvloer en werkprocessen efficiënter moeten maken. Hierbij is het van belang dat we gebruik maken van de technologische vooruitgang die de 21e eeuw ons te bieden heeft. Met tevreden personeel, verbeteringen in de workflow en digitale transformaties kunnen we werken aan de productiviteit per werknemer en het bedrijf als geheel. Dit betekent niet alleen dat we meer werk kunnen verzetten in dezelfde of zelfs minder tijd, maar ook dat we de kwaliteit van ons werk kunnen verbeteren. Zo hoeven we geen extra uren te maken maar kunnen we de arbeidskrapte wel bestrijden.

Zet je personeel op de eerste plek

Uit onderzoek is gebleken dat gelukkige werknemers 13% productiever zijn dan werknemers die dat niet zijn. Op basis van een 32-urige werkweek zou dat per werknemer al 4 uur(!) aan productiviteit schelen. Een gelukkige werkvloer is dus een productieve werkvloer. Maar hoe verzorg je dit?

Om medewerkers gelukkig te houden is het van belang om het werk zelf aantrekkelijk te houden, door onder meer te zorgen voor een positieve werksfeer, goede arbeidsvoorwaarden en kansen voor persoonlijke ontwikkeling. Belangrijk hierbij is om erachter te komen waar medewerkers precies gelukkig van worden, ga dus ook vooral met ze in gesprek om dit te achterhalen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan: 

• Prioriteer werk-privé balans: Zorg ervoor dat werknemers een gezonde balans hebben tussen hun professionele en persoonlijke leven. Dit vermindert stress en voorkomt burn-outs.
• Sta flexibele werkroosters toe: Biedt indien mogelijk werknemers de flexibiliteit om hun werkuren aan te passen aan hun persoonlijke behoeften en voorkeuren, wat leidt tot meer tevredenheid en productiviteit.
• Luister naar je werknemers: Betrek werknemers actief bij besluitvormingsprocessen en sta open voor hun feedback en suggesties. Dit vergroot hun betrokkenheid en motivatie.
• Investeer in professionele ontwikkeling: Biedt kansen voor groei en ontwikkeling aan. Dit laat zien dat je waarde hecht aan hun carrière en welzijn.
• Erken en beloon prestaties: Erkenning van het harde werk van werknemers en passende beloningen kunnen hun motivatie en tevredenheid aanzienlijk verhogen.
  

Verbeteringen in workflow

De aanpak van inefficiënties in werkprocessen kan substantieel bijdragen aan het optimaliseren van de tijdsbesteding om de extra uren per week te realiseren. Om dit te bereiken is het echter wel van belang dat organisaties eerst hun processen grondig in kaart brengen. Elk bedrijf is uniek, en elk bedrijf heeft specifieke interne procedures om doelstellingen te realiseren. Het documenteren van deze processen brengt vaak aan het licht dat medewerkers verschillende werkwijzen hanteren, wat leidt tot inconsistenties en inefficiënties. 

Vervolgens is het belangrijk om iedere medewerker te trainen in de nieuwe manieren van werken. Dit betekent niet alleen het leren omgaan met de digitale tools, maar ook het betrekken van medewerkers bij het hele proces vanaf de eerste dag. Het doel is niet alleen om hen vertrouwd te maken met de nieuwe processen, maar ook om te zorgen dat zij begrijpen hoe hun rol bijdraagt aan het bereiken van het uiteindelijke doel van de organisatie.

Een praktijkvoorbeeld is het herontwerpen van het facturatieproces. Bedrijven ontvangen/versturen tientallen, soms wel duizenden facturen per week. En elke factuur doorloopt meerdere stappen in het proces om goedgekeurd en betaald te worden. Zo ook bij een Nederlands infrabedrijf, waar dit hele proces aanvankelijk nog 100% handmatig werd uitgevoerd.

Eén factuur ging zelfs meerdere keren door de handen van de verantwoordelijke administrateur: één keer bij de invoer en één keer bij de registratie om de interne goedkeuring in gang te zetten. Het is niet moeilijk om in te zien dat dit efficiënter kan met digitale werkstromen. Door verbeteringen in het proces en onnodige stappen te elimineren, werden handmatige transacties gereduceerd met 70%. Dit betekent dat medewerkers gemiddeld 70% van de voorheen besteedde tijd aan factuurverwerking besparen. Deze uren kunnen nu als extra gezien worden!

Digitalisering & automatisering

Digitalisering en automatisering dienen beide als krachtige hefbomen om personeelstekorten het hoofd te bieden. Dit geldt niet alleen voor grote bedrijven, ook kleine(re) bedrijven kunnen hier gebruik van maken om ervoor te zorgen dat hun interne processen zo soepel mogelijk verlopen.

Digitalisering is het proces dat fysieke informatie naar een digitale vorm overzet. Dit kan op twee verschillende niveaus: het digitaliseren van data en het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Met data wordt losse informatie bedoeld zoals klant of bedrijfsgegevens, tegenwoordig hebben de meeste bedrijven dit al gedigitaliseerd. Het digitaliseren van bedrijfsprocessen gaat een stapje verder. Hier digitaliseer je de manier waarop je de informatie verwerkt. Digitalisering zorgt daarnaast voor een gestroomlijnde en efficiënte manier van werken. Zo breng je het aantal handmatige acties flink terug en behoud je het overzicht.

Automatisering is de volgende stap in het digitaliseren van een bedrijf. Automatisering transformeert organisaties door handmatige taken te verminderen en operationele efficiëntie te verhogen. Door repetitieve processen zoals gegevensinvoer, orderverwerking, en klantenservice te automatiseren, kunnen bedrijven sneller maar ook nauwkeuriger werken. Menselijke fouten worden voorkomen en systemen kunnen op hun beurt voor steeds meer (en betere) automatisering zorgen.

Een praktisch voorbeeld voor deze begrippen is een boekhoudkantoor dat een softwareplatform implementeert dat zowel digitalisering als automatisering omvat. Klantgegevens en financiële transacties worden digitaal opgeslagen en toegankelijk gemaakt, waardoor papieren archieven overbodig worden. Daarnaast worden herhalende taken zoals het invoeren van transacties, het afstemmen van rekeningen en het voorbereiden van belastingaangiftes geautomatiseerd. Dit resulteert in een snellere verwerkingstijd, minder menselijke fouten, en een beter overzicht over de financiële gezondheid van hun klanten, waardoor het kantoor efficiënter opereert ondanks een beperkt aantal personeelsleden. 

Conclusie

De stelling dat we het personeelstekort in Nederland kunnen verhelpen door middel van 2 uur in de week extra te werken, kan ook anders geïnterpreteerd worden. Door interne processen in kaart te brengen en vervolgens te optimaliseren kunnen bedrijven hun personeel efficiënter inzetten en hun productiviteit verhogen. Met tevreden werknemers, een gestructureerde werkomgeving en digitalisering als voortdurende verbeteringsfactor kunnen bedrijven zonder extra uren in te hoeven zetten hun tekort aan arbeidskracht verhelpen. Zo blijven zowel werknemer als werkgever tevreden met hun omgeving.