De grootste fout bij automatisering: proberen te versnellen wat nog niet werkt
Onlangs kreeg ik de vraag:
“Kun je dit proces niet gewoon automatiseren?”
Dat kon. En technisch gezien zelfs vrij snel.
Maar voordat we iets bouwen, brengen we altijd eerst het huidige proces in kaart. Stap voor stap, zoals het nu echt loopt. Niet hoe het ooit bedoeld was, maar hoe mensen er vandaag mee werken.
In dit geval viel er iets op.
Het proces was ooit opgezet als tijdelijke oplossing. Ontstaan onder druk. Met een paar noodgrepen om onduidelijkheid op te vangen. Daarna is het nooit meer fundamenteel herontworpen.
In de flowchart werd dat meteen zichtbaar:
een workaround die is blijven hangen en inmiddels een vaste schakel was geworden.
En daar schuilt een risico.
Wie zo’n proces automatiseert, maakt het niet alleen sneller.
Je zet er ook een stempel op: zo hoort het blijkbaar. Inclusief alle omwegen, uitzonderingen en handmatige controles die ooit bedoeld waren als tijdelijke pleisters.
Daarom stel ik in dit soort trajecten eerst een andere vraag:
welk probleem lossen we hiermee eigenlijk op en voor wie?
Als dat antwoord vaag blijft, weet je meestal genoeg. Dan brengt automatisering vooral snelheid, maar geen helderheid. En versnel je in feite iets dat inhoudelijk al kraakt.
In dit geval heb ik daarom nee gezegd.
Niet tegen automatiseren op zich.
Maar tegen het vastzetten van een proces dat eerst opgeschoond en opnieuw ontworpen had moeten worden.
Soms zit de grootste winst niet in harder lopen, maar in even stilstaan bij waarom we ooit zijn gaan rennen.
