Bouw het juiste team voor je digitaliseringstraject

Er zijn genoeg horrorverhalen over projecten die te veel budget opslokken of volledig mislukken.

Daarom is het cruciaal een team samen te stellen dat de transformatie tot een succes maakt.

Zo’n team bestaat idealiter uit interne én externe krachten.

Interne krachten kennen de organisatiecultuur en processen, zorgen voor draagvlak en praktische toepasbaarheid.

Externe krachten brengen specialistische kennis en een frisse blik, wat helpt bij het maken en uitvoeren van strategische keuzes.

Dan heerst de vraag: wie heb je nodig?

𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗻𝗲 𝗿𝗼𝗹𝗹𝗲𝗻
▸ Directieverantwoordelijke – Geeft strategische richting, bepaalt doelen en maakt middelen vrij.
▸ Projectmanager – Coördineert het project en bewaakt scope en voortgang.
▸ Functioneel beheerder: Kent de systemen door en door, ondersteunt gebruikers en onderhoudt systemen na implementatie.
▸ Procesmanager: Kent werkprocessen, optimaliseert werkstromen en zorgt dat digitale oplossingen aansluiten.
▸ Medewerkers - Werken uiteindelijk met het systeem. Als het systeem niet aan hun eisen voldoet, is het lastig om ze mee te krijgen.
▸ Interne implementatiemanager voor training en betrokkenheid.

(Note: bij kleinere organisaties kunnen medewerkers meerdere rollen op zich nemen)

𝗘𝘅𝘁𝗲𝗿𝗻𝗲 𝗿𝗼𝗹𝗹𝗲𝗻
▸ Een businessanalist/consultant die processen in kaart brengt en adviseert over verbeteringen.
▸ Projectmanager – Coördineert het project en bewaakt de scope en voortgang extern.
▸ IT-ontwikkelaar die ontwikkelt en technische oplossingen implementeert.
Implementatiemanager die de organisatie door het verandertraject begeleidt.
▸ Een security-officer voor bij digitaliseringstrajecten met privacy-gevoelige gegevens.

Je zou kunnen denken: waarom niet gewoon één iemand hiervoor aanwijzen, of het er even bij laten doen door een paar mensen naast hun reguliere werk?

Deze projecten gingen je daar namelijk mee voor:

𝗢𝗽𝗲𝗿𝗮𝘁𝗶𝗲 𝗕𝗮𝘀𝗶𝘀𝗿𝗲𝗴𝗶𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗶𝗲 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗲𝗻 (𝗼𝗕𝗥𝗣)
Een ambitieus plan om de gemeentelijke basisadministratie te moderniseren. Na jaren werk en een investering van 100 miljoen euro werd het project stopgezet. Het resultaat? Geen. Het faalde door onduidelijke doelstellingen en voortdurende wijzigingen.

𝗖𝗪𝗜’𝘀 𝗖𝗪𝗜𝗻𝘁𝗮𝗸𝗲
Een project om intakeprocessen te digitaliseren bij het Centrum voor Werk en Inkomen. Het kostte 35 miljoen euro voordat ze besloten dat het beter was om ermee te stoppen. Gebrekkige planning en constante aanpassingen waren de boosdoeners.

Start eerst met organiseren, dan digitaliseren.