Doorbreek informatiesilo's effectief
Bij het samenwerken tussen afdelingen binnen een organisatie wordt informatie vaak in silo's opgeslagen.
Zo weet bijvoorbeeld alleen de IT-afdeling welke softwarelicenties beschikbaar zijn en wie toegang heeft. Of enkel de projectmanager kent de projectdetails, waardoor iedereen voor informatie bij hem/haar moet aankloppen.
Deze informatiesilo's veroorzaken problemen: taken duren langer, communicatie verloopt trager en er ontstaan misverstanden.
Wist je bijvoorbeeld dat:
🔴 Werknemers gemiddeld 1-2 uur per dag kwijt zijn aan het verzamelen van informatie?
🔴 86% van de werknemers vindt dat silo's samenwerking en innovatie belemmeren?
🔴 74% van de leidinggevenden aangeeft dat silo's besluitvorming vertragen?
🔴 Slechte communicatie bedrijven jaarlijks €4.000 tot €6.000 per werknemer kost?
Tijd om actie te ondernemen dus.
Het delen van de juiste informatie is één, het overzichtelijk houden ervan is vaak de grotere uitdaging. Een manier om informatiesilo’s te doorbreken is door een informatiehub (of kennisbank) op te zetten.
💭 Stap 1: Inventarisatie
Bepaal eerst waarom je een informatiehub nodig hebt. Na deze inventarisatie kun je een keuze maken voor een type hub. Enkele opties zijn bijvoorbeeld Notion, Microsoft Teams of een interne chatbot.
👨💼 Stap 2: Welke kennis gaan we erin zetten Inventariseer welke informatie cruciaal is voor de informatiehub. Vraag medewerkers om input: waar gaat veel tijd verloren? Welke informatie is vaak nodig of snel kwijt?
🛠️ Stap 3: Vullen en up-to-date houden
Zodra de hub is ingericht, vul je hem met de juiste informatie en maak je je organisatie ermee bekend. Denk aan:
✓ Een verantwoordelijke aanstellen voor onderhoud en vragen;
✓ Richtlijnen opstellen voor gebruik;
✓ Medewerkers trainen.
🗂️ Stap 4: Where the magic happens
Met een goed werkende informatiehub kan het echte werk beginnen. De hub kan zich volledig aanpassen aan je wensen:
✓ Koppel hem aan bestaande software voor centrale toegang;
✓ Stel triggers en automatiseringen in voor actuele informatie;
✓ Gebruik analytics om populaire onderwerpen te vinden en de hub te optimaliseren.
Tip: AI-gebaseerde zoekfuncties (zoals private ChatGPT) kunnen complexe zoekopdrachten sneller en nauwkeuriger uitvoeren, zodat je direct toegang hebt tot alle relevante documenten.
Kan je zo een paar uur per week schelen.
