Van analyse naar actie
Vorige week legde ik uit hoe je werkdruk kunt analyseren met slecht aanpasbare systemen. Nu is het tijd om die inzichten om te zetten in actie.
Inmiddels heb je dus:
➔ Een doelgroep uitgezocht.
➔ Een vragenlijst opgesteld en uitgestuurd.
➔ Data verzameld en gestructureerd.
➔ Data geanalyseerd in een knelpuntenanalyse, en patronen en uitkomsten uitgewerkt.
Je weet nu waar de pijnpunten zitten en wat een verbeterd systeem je kan opleveren.
Een manier om dit te doen is om de oplossingen in een impact/kosten-matrix te zetten.
Uit je onderzoek blijkt namelijk hoe het oplossen van bepaalde pijnpunten van medewerkers X aantal uur per maand kan besparen.
Door deze uren te vergelijken met de benodigde uren van je ICT-afdeling/partner, kun je berekenen hoelang het duurt voordat je je investeringen terugverdiend hebt.
Bijvoorbeeld:
𝘝𝘳𝘢𝘢𝘨: 𝘞𝘦𝘭𝘬𝘦 𝘧𝘰𝘶𝘵𝘦𝘯 𝘬𝘰𝘮𝘦𝘯 𝘷𝘢𝘢𝘬 𝘷𝘰𝘰𝘳 𝘪𝘯 𝘩𝘦𝘵 𝘴𝘺𝘴𝘵𝘦𝘦𝘮?
• Irritatie: Klantdata wordt regelmatig verkeerd opgeslagen door onduidelijke invoervelden.
• Hoe erg? 9/10
• Tijdverlies: 1 uur per foutieve invoer om te corrigeren.
• Potentiële besparing: Tot 5 uur per maand door duidelijke invoervelden.
Vijf collega’s hebben aangegeven dit probleem te ervaren.
Een mogelijke oplossing is om validatie tijdens de invoer toe te voegen, zodat gebruikers direct een foutmelding krijgen bij een verkeerd ingevoerde waarde.
Volgens het CBS bedraagt de arbeidsproductiviteit gemiddeld €80 per gewerkt uur.
Met vijf werknemers die vijf uur per maand besparen, verdien je in minder dan 2 maanden het geïnvesteerde bedrag weer terug.
Heb je een systeem wat slecht of niet aanpasbaar is? Dan zorgt dat voor werkdruk.
Een compleet nieuw systeem implementeren is echter niet altijd even haalbaar.
In plaats daarvan kun je denken aan een aanvullende applicatie die het bestaande systeem aanvult.
Zo bouw je langzamerhand aan een steeds efficiëntere organisatie.
Er is altijd een oplossing die past bij jouw organisatie.
