Van systeemfrustratie naar kansen
Ooit zijn ze ontworpen om efficiëntie in een organisatie te brengen.
Maar op een gegeven moment zorgen systemen voor meer voor hoofdpijn dan efficiëntie:
❌ Hij wordt traag;
❌ Steeds meer dubbele gegevens;
❌ Problemen met het genereren van rapportages;
❌ Beperkingen in thuiswerken of werken op afstand.
Dit zorgt niet alleen voor frustratie, het kan ook je omzet en continuïteit belemmeren.
Wist je bijvoorbeeld dat:
➔ Slecht aanpasbare systemen gemiddeld 25% productiviteitsverlies veroorzaken?
➔ Ze kunnen leiden tot 10-30% omzetverlies?
➔ Ze de kans op klantverloop met 66% verhogen?
Maar je organisatie draait al jaren op dat ene systeem en iedereen is eraan gewend, wat nu?
Zoek naar de pijnpunten want:
Pijnpunten = verandermogelijkheden.
Degene die deze het meest ervaren zijn zij die dagelijks met het systeem werken: medewerkers.
🧍♀️🧍♂️ Medewerkers aan het woord
Elk verbetertraject begint met het in kaart brengen van de pijnpunten.
Het vinden van de pijnpunten kun je opdelen in 3 delen: efficiëntie, effectiviteit en gebruiksgemak.
Om het overzichtelijk te maken kun je iedere vraag weer opdelen: waar zitten de irritaties, hoe erg irriteer je je hieraan (schaal 1-10), hoeveel tijd kost dit je (en hoeveel kan het je besparen)?
1️⃣ Efficiëntie:
➔ Welke handelingen voer je handmatig uit die geautomatiseerd zouden kunnen worden?
➔ Welke dubbele handelingen komen voor?
➔ Welke fouten komen vaak voor in het systeem?
➔ Heb je moeite om gegevens uit het systeem te koppelen aan andere tools of software die je gebruikt?
2️⃣ Effectiviteit:
➔ Welke functies in het systeem werken niet zoals je verwacht?
➔ Welke informatie kun je moeilijk of helemaal niet uit het systeem halen?
➔ Welke handelingen doe je bewust niet in het systeem omdat ze niet goed werken?
3️⃣ Gebruiksgemak (UX)
➔ Welke delen van het systeem zijn lastig of verwarrend om te gebruiken?
➔ Zijn er functies die je niet of nauwelijks gebruikt omdat ze te ingewikkeld zijn?
De informatie kun je face-to-face of met een vragenlijst verzamelen. Tip: stel een responstijd in zodat je er geen weken op hoeft te wachten.
Zo vorm je een compleet beeld van welke veranderingen je systemen nodig hebben.
