Niet de tool, maar de aanpak maakt het succes.
Als het gaat om automatisering of AI, grijpen veel organisaties direct naar een tool. Er wordt geïnvesteerd in software, ingevoerd in de organisatie… en dan blijkt dat de echte winst uitblijft.
Dat is geen uitzondering. Zo’n 80% van AI-projecten mislukt niet omdat de technologie niet goed is, maar omdat er geen duidelijke basis ligt. Automatisering is geen knop die je omzet, maar een groeiproces dat begint bij een doordachte aanpak.
Stap 1: Verkennen – Waar zit de winst?
De eerste stap is niet automatiseren, maar begrijpen waar automatisering het verschil kan maken.
Dat begint met kritisch kijken naar je eigen processen. Welke taken kosten veel tijd? Welke handelingen zijn repeterend en bieden weinig toegevoegde waarde?
Door deze knelpunten zichtbaar te maken — bijvoorbeeld met een impact/kosten-analyse — kun je gericht bepalen waar je moet beginnen. Denk ook aan de terugverdientijd: hoe snel betaalt een automatiseringsstap zichzelf terug?
Wie hier tijd in steekt, voorkomt dat er geïnvesteerd wordt op de verkeerde plek.
Stap 2: Ontwerpen – Hoe ga je automatiseren?
Pas als je weet waar de kansen liggen, is het tijd om te bepalen hoe je gaat automatiseren.
Dat betekent:
-
Je processen stap voor stap analyseren.
-
Heldere doelen stellen (zoals efficiëntie, foutreductie of kostenbesparing).
-
Tools kiezen die goed aansluiten op je bestaande systemen.
-
Vooruitdenken over risico’s zoals compatibiliteit, beveiliging en afhankelijkheid.
Een belangrijk inzicht: begin klein. Een goed doordacht prototype zegt vaak meer dan een groot project zonder duidelijke richting.
Stap 3: Implementeren – Zorg dat het werkt in de praktijk
De echte waarde van automatisering zit in de uitvoering.
Een oplossing moet niet alleen technisch kloppen, maar ook gedragen worden door de mensen die ermee werken.
Training, heldere communicatie en goede integratie met bestaande processen maken het verschil tussen een systeem dat wordt gebruikt en een systeem dat in de la belandt.
Ook na livegang is het belangrijk om te blijven meten en bijsturen. Automatisering is geen eindpunt, maar een continu proces.
