Werkdruk verlagen: Tips voor de werkgever

In de hedendaagse werkomgeving is werkdruk een veelvoorkomend probleem dat niet alleen de productiviteit van werknemers beïnvloedt, maar ook hun mentale en fysieke gezondheid. 

Zo bezwijken momenteel 1 op de 6 mensen onder de hedendaagse werkdruk. Ook zijn volgens het CBS deze mensen gemiddeld twee keer zo lang afwezig van het werk vergeleken met alle werknemers die hadden verzuimd, met een gemiddelde afwezigheid van 38 dagen. Dit artikel onderzoekt effectieve strategieën om de werkdruk te verlagen en een evenwichtige werkplek te creëren voor zowel de werknemer als -gever.

Oorzaken van hoge werkdruk

De eerste stap in het aanpakken van werkdruk is het begrijpen van de oorzaken. Veel voorkomende factoren zijn onder meer onrealistische deadlines, te veel taken, onvoldoende middelen en onduidelijke verwachtingen. Door deze oorzaken te identificeren, kunnen organisaties gerichte oplossingen implementeren. De oorzaken van hoge werkdruk zijn onder te verdelen in drie subcategorieën: inhoud van het werk, omstandigheden op het werk en persoonlijke omstandigheden.

Inhoud van het werk als oorzaak van werkdruk

Eén van de primaire factoren van hoge werkdruk is de inhoud van het werk zelf. Werknemers ervaren vaak stress wanneer ze te weinig tijd krijgen om hun taken en opdrachten uit te voeren. Deze tijdsdruk wordt versterkt als ze een overvloed aan taken hebben, wat het onmogelijk maakt om alles binnen de gestelde termijn af te krijgen. De situatie wordt nog uitdagender wanneer de taken niet goed aansluiten bij hun ervaring of opleidingsniveau, waardoor ze zich onvoorbereid en ondergekwalificeerd voelen.

Zware verantwoordelijkheden spelen daarnaast ook een cruciale rol in het verhogen van de werkdruk. Wanneer de werkomgeving voor een lange tijd hectisch is, zonder veel ruimte voor inspraak in hoe het werk uitgevoerd wordt, neemt de stress toe. Deze stress wordt verder verergerd door onduidelijkheid over wat er precies van de werknemers verwacht wordt.

Omstandigheden op het werk als oorzaak van werkdruk

De werkomstandigheden spelen eveneens een belangrijke rol. Onvoldoende ondersteuning van collega's en leidinggevenden kan ertoe leiden dat werknemers zich geïsoleerd en overbelast voelen. Conflicten op de werkplek, of het nu met collega's of leidinggevenden is, dragen bij aan een negatieve werksfeer en verhogen de stressniveaus. Bovendien kunnen factoren zoals beperkte mogelijkheden om pauzes te nemen en moeilijkheden met het opnemen van verlof bijdragen aan een voortdurend gevoel van druk en uitputting. Ernstige kwesties zoals pesten, intimidatie en discriminatie op de werkplek kunnen de werkdruk verder verhogen en leiden tot ernstige mentale en emotionele stress.

Persoonlijke omstandigheden als oorzaak van werkdruk

Persoonlijke omstandigheden mogen ook niet over het hoofd worden gezien. Werknemers die moeite hebben met het stellen van grenzen en 'nee' zeggen tegen verzoeken, kunnen zichzelf vinden in een situatie waarin de werkdruk onhoudbaar wordt. Perfectionisme kan ook bijdragen aan een hogere werkdruk, vooral als het leidt tot tijdrovende taken die niet noodzakelijkerwijs een meerwaarde bieden. Bovendien kunnen privéproblemen, vooral als ze veel tijd en aandacht opeisen zonder de mogelijkheid om zorg- of calamiteitenverlof op te nemen, de werkdruk verhogen.

Gevolgen van te hoge werkdruk

In 2021 gaf 40% van de werkgevers aan dat werkdruk tot één van de belangrijkste risico’s binnen het bedrijf hoort. Om dit aan te pakken zetten ze vooral in op het verhogen van de autonomie, instellen van een aanspreekpunt en het aanpassen van het werk. Dit blijkt uit de factsheet ‘Werkstress’ die TNO vandaag, bij de start van de week van de werkstress, publiceert. De gevolgen van hoge werkdruk kunnen zowel op korte als lange termijn een serieus diepgaande impact hebben op werknemers, teams en organisaties als geheel. Een aanhoudend hoge werkdruk kan leiden tot een scala aan negatieve uitkomsten, variërend van persoonlijke gezondheidsproblemen tot bredere organisatorische problemen. Een verzuimende werknemer kost een organisatie gemiddeld 250-260 euro per dag.*

* In deze kostenberekening wordt meegenomen

• Loonkosten zieke werknemer
• Kosten voor vervanging werknemer
• Kosten door productieverlies
• Kosten voor verzuim­begeleiding en re-integratie

Gezondheidsproblemen

Een van de meest directe gevolgen van hoge werkdruk is de negatieve impact op de fysieke en mentale gezondheid van werknemers. Stressgerelateerde aandoeningen zoals burn-out, angststoornissen en depressie komen vaker voor bij werknemers die langdurig hoge werkdruk ervaren. Fysieke symptomen kunnen onder meer bestaan uit hoofdpijn, slapeloosheid, hoge bloeddruk en verzwakte immuunsysteem reacties.

Verminderde productiviteit en kwaliteit van werk 

Ironisch genoeg leidt een hoge werkdruk vaak tot een vermindering van de algehele productiviteit. Werknemers die overbelast zijn, kunnen moeite hebben om zich te concentreren, wat leidt tot fouten, verminderde kwaliteit van het werk en lagere efficiëntie. Dit kan resulteren in vertraagde projecten en verhoogde operationele kosten.

Verloop en Ziekteverzuim 

Wanneer werknemers voortdurend onder hoge druk staan, is de kans groter dat ze uitgeput raken en besluiten om hun baan te verlaten. Dit leidt tot een hoger personeelsverloop, wat kostbaar is voor organisaties vanwege de benodigde tijd en middelen voor het werven en trainen van nieuw personeel. Bovendien kan aanhoudende stress leiden tot verhoogd ziekteverzuim, wat de werkdruk op de overgebleven teamleden verder verhoogt.

Negatieve werkomgeving 

Een hoge werkdruk kan de werksfeer en teamdynamiek negatief beïnvloeden. Werknemers kunnen zich geïsoleerd voelen, conflicten kunnen toenemen en het algehele moreel kan dalen. Dit kan resulteren in een verminderde betrokkenheid en minder effectieve samenwerking binnen teams.

Hoe verminder je werkdruk?

Het verminderen van hoge werkdruk in een organisatie vereist een doordachte en veelzijdige aanpak. Verschillende factoren kunnen effectief bijdragen aan het verlagen van de werkdruk en het verbeteren van het algehele welzijn van werknemers. Hieronder worden enkele van de belangrijkste methoden beschreven:

1: Verbeterde werkorganisatie en tijdmanagement

Door werkprocessen te herzien en te optimaliseren, kan de werkdruk aanzienlijk worden verminderd. Dit omvat het efficiënter inplannen van taken, waarbij rekening wordt gehouden met de capaciteiten en beschikbaarheid van het team, wat leidt tot meer realistische deadlines. Bovendien helpt een verbeterde taakverdeling binnen teams om overbelasting bij individuele werknemers te voorkomen en bevordert het een evenwichtige werklast. Deze aanpak zorgt ervoor dat werknemers hun tijd effectiever kunnen gebruiken, wat resulteert in minder stress en een hogere productiviteit.

Een populaire tool voor het beheren en optimaliseren van werkprocessen is 'Asana'. Asana is een projectmanagement tool die teams helpt bij het plannen, organiseren en volgen van hun werk. Stel projecten op, wijs taken toe, stel deadlines in en volg de voortgang, allemaal in één systeem.

2: Communicatie en feedback

Het bevorderen van een cultuur van open communicatie tussen management en werknemers is cruciaal. Regelmatige feedbacksessies, medewerkerstevredenheidsonderzoeken en open discussieforums kunnen waardevolle inzichten bieden in de werklast en stressniveaus van werknemers. Op deze manier breng je duidelijk in kaart wat de behoeften van het personeel zijn en stelt het leidinggevenden in staat om proactief aanpassingen te maken hierop. Het creëren van een veilige omgeving waarin werknemers zich vrij voelen om hun mening te geven en hun zorgen te delen, kan ook bijdragen aan het verminderen van werkdruk.

Een veelgebruikte tool voor interne communicatie is 'Slack'. Slack is een platform voor teamcommunicatie dat kanalen, directe berichten en integratie met andere tools biedt. In dit programma zijn bijvoorbeeld speciale feedback kanalen in te richten waar werknemers hun specifieke wensen en behoeften kunnen delen zonder dat de administratie hiervan een rommel wordt. 

3: Flexibele werkregelingen

Het aanbieden van flexibele werktijden en de mogelijkheid tot thuiswerken kan werknemers helpen een betere balans tussen werk en privé te vinden. Dergelijke regelingen kunnen bijdragen aan een verlaging van de werkdruk en een verhoging van de algehele tevredenheid en motivatie. Het mogelijk maken van een hybride werkmodel, waarbij werknemers deels vanuit huis en deels op kantoor werken, kan ook effectief zijn. Dit biedt werknemers meer controle over hun werkomgeving en werktijden, wat kan leiden tot een lager stressniveau.

4: Training en ontwikkelingsmogelijkheden

Het aanbieden van trainingen en professionele ontwikkelingsmogelijkheden kan werknemers helpen efficiënter en effectiever te werken. Dit kan variëren van technische vaardigheidstrainingen tot cursussen in tijdmanagement en stresshantering. Door werknemers de kans te geven om te groeien en zich te ontwikkelen, kan de motivatie en tevredenheid verhoogd worden, wat indirect bijdraagt aan een vermindering van werkdruk. Door het aanbieden van trainingen kunnen werknemers:

• Efficiënter werken door de ontwikkelde vaardigheden;
• Stressmanagement technieken inzetten om beter om te gaan met werkdruk;
• Zich gemotiveerd en gewaardeerd voelen door de investering in hun ontwikkeling.

5: Digitalisering

Digitalisering kan een belangrijke rol spelen in het verminderen van werkdruk. Door routinetaken zoals data-invoer en standaard administratieve processen te automatiseren worden werknemers ontlast van tijdrovende en repetitieve activiteiten. Dit stelt hen in staat om zich te concentreren op meer strategische en creatieve aspecten van hun werk, wat zowel de productiviteit als de werktevredenheid kan verhogen. De integratie van digitale hulpmiddelen verbetert ook de efficiëntie van de werkprocessen, wat leidt tot snellere en accuratere resultaten. Bovendien kan het gebruik van digitale communicatieplatforms de samenwerking binnen en tussen teams verbeteren, wat de werkdruk verder vermindert door een soepelere en transparantere uitwisseling van informatie. Hierdoor kunnen werknemers flexibeler werken, wat bijdraagt aan een betere balans tussen werk en privéleven.

Conclusie

Het aanpakken van werkdruk is essentieel voor het succes en de gezondheid van zowel werknemers als bedrijven. Door inzicht te hebben in de oorzaken en gevolgen van hoge werkdruk en door te investeren in zowel menselijke als technologische oplossingen, kunnen bedrijven een positievere, productievere en gezondere werkomgeving creëren. Digitale transformatie speelt hierbij een cruciale rol en biedt een weg naar een toekomst waar werkdruk beheersbaar is en werknemers kunnen floreren in een ondersteunende omgeving.