De krapte op de arbeidsmarkt is een uitdaging die al langere tijd speelt in Nederland. Zo werden er in 2008 al rapporten gepubliceerd met waarschuwingen voor toekomstige personeelstekorten. In een podcast van BNR met macro-econoom Kees de Kort wordt verondersteld dat deze krapte opgelost zou kunnen worden als elke werkende Nederlander wekelijks twee uur extra zou werken. Met 9,7 miljoen werkenden in Nederland die gemiddeld 32,3 uur per week werken, zou een verhoging van 5 procent in de werkuren namelijk bijna een half miljoen extra voltijdbanen opleveren. Toch is de realiteit dat veel mensen zich nu al overbelast voelen in hun dagelijks leven en er weinig animo is om nog meer uren te maken. Dit roept de vraag op: hoe kunnen we de benodigde extra werkuren realiseren zonder dat dit ten koste gaat van onze tijd?
De uitdaging van 450.000 extra mensen
Het rapport van PwC benadrukt dat er tot 2027 zo'n 450.000 extra mensen nodig zijn op de arbeidsmarkt. Met 480.000 extra banen moet je voor 800.000 mensen huizen, zorg, onderwijs en infrastructuur organiseren, wat niet zomaar geregeld is. Meer arbeidskrachten naar Nederland krijgen is dus niet de meest optimale oplossing voor het probleem.
We moeten het tekort aan arbeidskrachten dus op een andere manier zien op te lossen. Om met dezelfde mensen een beter resultaat te behalen, zal de productiviteit van werknemers omhoog moeten. We zullen zowel de werkvloer als onze werkprocessen beter moeten inrichten om de productiviteit te laten stijgen. Als we dit op de juiste manier doen, kunnen werknemers blijven genieten van hun vrije tijd, terwijl jij het personeelstekort oplost.
Maar hoe zorg je voor productief personeel? Ondanks dat iedere organisatie een eigen aanpak heeft op dit gebied, zijn er overeenkomende strategieën die ervoor zorgen dat personeelsleden alles uit hun tijd kunnen halen.
70% tijd besparen met workflowoptimalisatie
Om ervoor te zorgen dat je personeel efficiënt te werk kan gaan, is het van belang dat ze daar de juiste middelen voor hebben. Om de operationele processen binnen jouw bedrijf te kunnen optimaliseren is het eerst van belang dat er kritisch wordt gekeken naar de inefficiënties die momenteel in de werkprocessen zitten. Elk bedrijf is uniek en heeft specifieke interne procedures om doelstellingen te realiseren. Het documenteren van deze processen brengt vaak aan het licht dat er verbeteringen in de workflow te behalen zijn, of dat nou ligt bij het automatiseren van handmatige processen, het stroomlijnen van communicatiekanalen of herinrichten van taken binnen teams.
Een praktijkvoorbeeld is het herontwerpen van het facturatieproces. Bedrijven ontvangen en versturen tientallen, soms wel duizenden facturen per week. Elke factuur doorloopt meerdere stappen in het proces om goedgekeurd en betaald te worden. Zo ook bij een Nederlands infrabedrijf, waar dit hele proces aanvankelijk nog 100% handmatig werd uitgevoerd.
Eén factuur ging zelfs meerdere keren door de handen van de verantwoordelijke administrateur: één keer bij de invoer en één keer bij de registratie om de interne goedkeuring in gang te zetten. Het is geen hogere wiskunde om in te zien dat dit efficiënter kan. Door verbeteringen in het proces en met gebruik van automatisering onnodige stappen te elimineren, werden handmatige transacties gereduceerd met 70%. Dit betekent dat medewerkers gemiddeld 70% van de voorheen besteedde tijd aan factuurverwerking besparen. Deze uren kunnen nu als extra gezien worden en productief aan andere zaken besteed worden!
