Meer werken niet dé oplossing voor het personeelstekort

De krapte op de arbeidsmarkt is een uitdaging die al langere tijd speelt in Nederland. Zo werden er in 2008 al rapporten gepubliceerd met waarschuwingen voor toekomstige personeelstekorten. In een podcast van BNR met macro-econoom Kees de Kort wordt verondersteld dat deze krapte opgelost zou kunnen worden als elke werkende Nederlander wekelijks twee uur extra zou werken. Met 9,7 miljoen werkenden in Nederland die gemiddeld 32,3 uur per week werken, zou een verhoging van 5 procent in de werkuren namelijk bijna een half miljoen extra voltijdbanen opleveren. Toch is de realiteit dat veel mensen zich nu al overbelast voelen in hun dagelijks leven en er weinig animo is om nog meer uren te maken. Dit roept de vraag op: hoe kunnen we de benodigde extra werkuren realiseren zonder dat dit ten koste gaat van onze tijd?

De uitdaging van 450.000 extra mensen 

Het rapport van PwC benadrukt dat er tot 2027 zo'n 450.000 extra mensen nodig zijn op de arbeidsmarkt. Met 480.000 extra banen moet je voor 800.000 mensen huizen, zorg, onderwijs en infrastructuur organiseren, wat niet zomaar geregeld is. Meer arbeidskrachten naar Nederland krijgen is dus niet de meest optimale oplossing voor het probleem. 

We moeten het tekort aan arbeidskrachten dus op een andere manier zien op te lossen. Om met dezelfde mensen een beter resultaat te behalen, zal de productiviteit van werknemers omhoog moeten. We zullen zowel de werkvloer als onze werkprocessen beter moeten inrichten om de productiviteit te laten stijgen. Als we dit op de juiste manier doen, kunnen werknemers blijven genieten van hun vrije tijd, terwijl jij het personeelstekort oplost. 

Maar hoe zorg je voor productief personeel? Ondanks dat iedere organisatie een eigen aanpak heeft op dit gebied, zijn er overeenkomende strategieën die ervoor zorgen dat personeelsleden alles uit hun tijd kunnen halen.

70% tijd besparen met workflowoptimalisatie

Om ervoor te zorgen dat je personeel efficiënt te werk kan gaan, is het van belang dat ze daar de juiste middelen voor hebben. Om de operationele processen binnen jouw bedrijf te kunnen optimaliseren is het eerst van belang dat er kritisch wordt gekeken naar de inefficiënties die momenteel in de werkprocessen zitten. Elk bedrijf is uniek en heeft specifieke interne procedures om doelstellingen te realiseren. Het documenteren van deze processen brengt vaak aan het licht dat er verbeteringen in de workflow te behalen zijn, of dat nou ligt bij het automatiseren van handmatige processen, het stroomlijnen van communicatiekanalen of herinrichten van taken binnen teams.

Een praktijkvoorbeeld is het herontwerpen van het facturatieproces. Bedrijven ontvangen en versturen tientallen, soms wel duizenden facturen per week. Elke factuur doorloopt meerdere stappen in het proces om goedgekeurd en betaald te worden. Zo ook bij een Nederlands infrabedrijf, waar dit hele proces aanvankelijk nog 100% handmatig werd uitgevoerd.

Eén factuur ging zelfs meerdere keren door de handen van de verantwoordelijke administrateur: één keer bij de invoer en één keer bij de registratie om de interne goedkeuring in gang te zetten. Het is geen hogere wiskunde om in te zien dat dit efficiënter kan. Door verbeteringen in het proces en met gebruik van automatisering onnodige stappen te elimineren, werden handmatige transacties gereduceerd met 70%. Dit betekent dat medewerkers gemiddeld 70% van de voorheen besteedde tijd aan factuurverwerking besparen. Deze uren kunnen nu als extra gezien worden en productief aan andere zaken besteed worden!

Risicobeperking met digitalisering

Het aanpakken van het personeelstekort kan tegelijkertijd worden gerealiseerd door het beperken van risico's binnen organisaties. Digitalisering helpt om de afhankelijkheid van menselijke arbeid te verminderen en zorgt voor een constante productiviteit, ongeacht externe factoren zoals ziekte of persoonlijke omstandigheden van werknemers. 

De betrouwbaarheid van software versus menselijke arbeid

Werknemers kunnen door verschillende redenen zoals ziekte, vermoeidheid of persoonlijke omstandigheden niet altijd 100% presteren. Software daarentegen, eenmaal correct ingesteld, functioneert consistent en betrouwbaar. Ondanks dat mensen niet altijd 100% vervangbaar zijn, biedt digitalisering ondersteuning in het beperken van de risico’s die menselijke arbeid met zich meebrengt.

Neem bijvoorbeeld een logistiek bedrijf met 10 werknemers in dienst die verantwoordelijk zijn voor het voorraadbeheer. De overstap naar een digitaal systeem leidt in dit soort bedrijven onvermijdelijk tot aanzienlijke verbeteringen. Waar in het niet-gedigitaliseerde bedrijf dagelijks gemiddeld 2 uur per werknemer besteed wordt aan het handmatig beheren van de voorraad (met een foutmarge van 5%), kan een digitaliseringsslag de totale efficiëntie, overbodige bestellingen en het kostbare proces van het corrigeren van deze fouten compleet veranderen.

Met een gemiddelde kostprijs van €30 per uur per werknemer, kostte dit handmatige proces het bedrijf dagelijks €600. Door de implementatie van een digitaal voorraadbeheersysteem worden fouten gereduceerd, de risico’s van ziekteverzuim beperkt en kan er efficiënter gewerkt worden. Hierdoor wordt de benodigde tijd voor voorraadbeheer gehalveerd naar 1 uur per werknemer per dag, waardoor de dagelijkse kosten worden gereduceerd tot €300. Dit resulteert in een jaarlijkse besparing van €78.000, (uitgaande van 260 werkdagen). Deze overstap naar digitalisering halveert in dit voorbeeld niet alleen de tijd die aan voorraadbeheer wordt besteed, het vermindert ook significant de kans op menselijke fouten, waardoor het bedrijf efficiënter en kosteneffectiever kan opereren.

Conclusie

De stelling dat we het personeelstekort in Nederland kunnen verhelpen door middel van 2 uur in de week extra te werken, kan ook anders geïnterpreteerd worden. Door interne processen in kaart te brengen en vervolgens te optimaliseren kunnen bedrijven hun personeel efficiënter inzetten en hun productiviteit verhogen. Met een gestructureerde en gedigitaliseerde werkomgeving kan je zonder personeel meer te laten werken het tekort aan arbeidskracht verhelpen en zo op volle toeren draaien. Zo bespaar je tijd, geld en een hoop moeilijkheden!