Werkgeluk door het automatiseren van bedrijfsprocessen

Een productieve werkomgeving door werkgeluk

Werkgeluk is het gevoel van voldoening, tevredenheid en betrokkenheid dat werknemers ervaren in hun baan. Het omvat het plezier dat zij uit hun werk halen en de mate waarin ze zich competent en gewaardeerd voelen. De belangrijkste componenten van werkgeluk zijn:

• Extrinsieke factoren: Dit zijn externe factoren zoals salaris, arbeidsvoorwaarden, en de fysieke werkomgeving.
• Intrinsieke factoren: Deze omvatten interne motivatoren zoals persoonlijke groei, autonomie in het werk, en het gevoel van het verrichten van betekenisvol werk.
  
  

Een gelukkige werknemer is gemiddeld 13% productiever en blijft langer hangen bij zijn/haar werkgever. Zo blijkt uit een onderzoek van de University of Oxford. Vandaar dat het voor beide partijen interessant is om het werkgeluk tot een hoger niveau te tillen. 

Het belang van werkgeluk

Uit onderzoek van The Science of Happiness at Work is gebleken dat gelukkiger zijn op het werk samenhangt met een betere gezondheid en welzijn, creatievere en effectievere probleemoplossing, meer productiviteit en innovatie en een snellere loopbaanontwikkeling. 

Werkgeluk is veel meer dan een aangenaam gevoel; het is een cruciaal element dat substantieel bijdraagt aan het succes van een organisatie. De impact van werkgeluk op zowel individuele werknemers als op de gehele organisatie is niet alleen te zien aan blije gezichten, het kan een bedrijf helpen te presteren als nooit tevoren. Werkgeluk, productiviteit en serviceniveau staan namelijk niet los van elkaar. Het automatiseren van bedrijfsprocessen kan bijdragen aan deze geluksfactoren, maar hoe zit dat precies?

De rol van software in het automatiseren van bedrijfsprocessen

Een effectieve manier om werkgeluk te verhogen, is door bedrijfsprocessen te automatiseren met behulp van software. Dergelijke software kan overbodige en inefficiënte stappen uit de dagelijkse werkzaamheden halen, waardoor werknemers zich kunnen richten op waardevollere taken. Door inefficiënte en overbodige stappen te elimineren, kunnen werknemers hun aandacht en energie richten op taken die daadwerkelijk waarde toevoegen. Er is helaas geen one-size-fits-all software die iedere organisatie universeel naar nieuwe hoogtes kan tillen, vandaar dat we een aantal typen software bespreken waar misschien voor jou wel de nieuwe werkgeluk-bieder bij zit.

Image by Freepik

De effectiviteit van automatiserende systemen in de bedrijfsvoering

Het verminderen van hoge werkdruk in een organisatie vereist een doordachte en veelzijdige aanpak. Verschillende factoren kunnen effectief bijdragen aan het verlagen van de werkdruk en het verbeteren van het algehele welzijn van werknemers. Hieronder worden enkele systemen besproken die kunnen bijdragen aan het werkgeluk in jouw organisatie.

Projectmanagement- & workflow software

Projectmanagementsoftware, zoals Asana, Trello en Jira, is essentieel voor het stroomlijnen en organiseren van werkzaamheden binnen teams en organisaties. Deze tools bieden een centraal platform voor taakbeheer, voortgangstracking en resourceplanning, wat leidt tot verbeterde coördinatie en efficiëntie in projectuitvoering. Door taken en deadlines duidelijk in kaart te brengen, helpen ze teams om gestructureerd en doelgericht te werken, wat bijdraagt aan de algehele productiviteit en succesvolle projectrealisatie.

Om het gebruik van deze systemen te optimaliseren kan gebruikgemaakt worden van workflow templates. Deze templates bieden vooraf ontworpen processen die aangepast kunnen worden aan specifieke projectbehoeften of bedrijfsprocedures. Door het gebruik van templates kunnen teams sneller aan de slag, omdat ze niet vanaf nul hoeven te beginnen bij het opzetten van hun workflows. Bovendien zorgen ze voor een uniforme aanpak binnen de organisatie, wat leidt tot een duidelijkere communicatie en betere samenwerking tussen verschillende afdelingen en teamleden.

Collaboration tools

Collaboration tools, zoals Slack, Microsoft Teams en Google Workspace, spelen een cruciale rol in het bevorderen van teamwork en interne communicatie binnen organisaties. Deze platforms stellen teams in staat om efficiënt samen te werken door real-time communicatie, bestandsdeling en projectmanagementfuncties te bieden. Voorbeelden van te automatiseren taken met deze tools zijn: 

• Automatische notificaties en herinneringen 
• Automatische taaktoewijzing
• Automatische rapportage (/voortgang)

Door de samenwerking te vergemakkelijken en de informatie-uitwisseling te stroomlijnen, verhogen deze tools niet alleen de productiviteit, maar versterken ze vooral de teamgeest en verbeteren ze de algehele werkcultuur. 

Human resource management systemen (HRMS)

Human Resource Management Systemen (HRMS) bieden een geïntegreerde oplossing voor het beheer van werknemersgegevens, prestaties en HR-processen. Deze systemen vergemakkelijken efficiënte personeelsadministratie, verbeteren de nauwkeurigheid van gegevensbeheer en ondersteunen bij prestatiebeoordelingen. Voorbeelden van automatisering zijn:

• Automatische personeelsadministratie, zoals urenregistraties.
• Automatisch wervingsproces
• Automatische feedback door middel van evaluatie
• Automatisch ingestelde onboarding

Door het stroomlijnen van HR-taken dragen HRMS bij aan een verhoogde organisatorische efficiëntie, terwijl ze tegelijkertijd een meer betrokken en tevreden personeelsbestand bevorderen door een gestroomlijnde en transparante aanpak van HR-beheer.

Customer relationship management systemen (CRM)

CRM-systemen zijn cruciaal voor het beheren van klantrelaties en het stroomlijnen van salesprocessen. Systemen zoals Salesforce, HubSpot, en Zoho CRM bieden een platform voor het verzamelen en analyseren van klantgegevens, wat leidt tot beter klantinzicht en gerichtere marketing- en verkoopstrategieën. Voorbeelden van automatiseringen die CRM systemen te bieden hebben zijn:

• Automatische lead identificatie
• Automatische klantcommunicatie
• Automatische rapportages
• Taken en workflow automatisering
  
  

Hoe dit bijdraagt aan werkgeluk? Het helpen bij het verbeteren van klanttevredenheid en -loyaliteit, evenals de interne tijdbesparing en organisatie zorgen ervoor dat relaties met klanten beter en beter worden. Terugkijkend op een positieve dag met fijne gesprekken kan zorgen dat werknemers aan het einde van de dag met opgeheven hoofd naar huis gaan.

Eigen systeem laten bouwen

Niet iedere organisatie is te bedienen met de ‘standaard’ oplossingen die aangeboden worden. Je kunt er ook voor kiezen om een eigen systeem op maat te laten maken die precies op jouw organisatie is afgericht. Het voordeel van deze eigen gebouwde systemen is dat het specifieke oplossingen biedt voor unieke uitdagingen en de flexibiliteit zorgt voor eindeloze mogelijkheden om het systeem aan te passen als de bedrijfsbehoeften zich ontwikkelen.

Aan een eigen systeem kun je voor optimaal gebruik bestaande software ook ‘linken’. Door gebruik te maken van API's kun je je eigen software naadloos integreren met de systemen die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Zo kun je meerdere software met elkaar verbinden en de efficiëntie van jouw bedrijf optimaliseren.

Deze systemen zijn echter voorbeelden van wat soepele bedrijfsprocessen kunnen bieden op gebied van werkgeluk. Voor iedere organisatie is een oplossing te bedenken om de bedrijfsprocessen te versimpelen.

Designed by Freepik

Toegevoegde waarde van bedrijfsprocessen automatiseren

Het vereenvoudigen van bedrijfsprocessen vermindert de werkdruk op werknemers, wat kan leiden tot minder stress en een gezondere werkomgeving. Een gezondere werkomgeving door middel van geautomatiseerde bedrijfsprocessen brengt een aantal voordelen met zich mee:

1.  Door het automatiseren van routinematige taken wordt de efficiëntie verhoogd. Werknemers besteden minder tijd aan minder belangrijke taken, wat resulteert in een verlaagde werkdruk en meer tijd voor kernactiviteiten. Dit vermindert de kans op overbelasting en burn-out.
   
   
2. Vereenvoudigde bedrijfsprocessen zorgen voor heldere richtlijnen. Werknemers hoeven nu niet elke keer het wiel opnieuw uit te vinden, wat misverstanden vermindert en de efficiëntie verhoogt. Duidelijke processen dragen bij aan een verhoogd gevoel van competentievermogen en zelfvertrouwen. 
   
   
3. Doordat werknemers minder bezig zijn met routinematige taken, houden ze meer tijd over voor belangrijke taken en eigenaarschap over hun werk. Dit moedigt aan om proactief en verantwoordelijk te zijn, wat leidt tot betere werkprestaties en meer persoonlijke betrokkenheid. Een medewerker wiens stem wordt gehoord op de werkvloer, is 4,6 keer meer geneigd om zijn beste prestaties te leveren. 
   
   
4. Eenvoudigere processen faciliteren effectievere samenwerking en communicatie binnen teams. Dit versterkt de teamgeest en bevordert een gevoel van saamhorigheid, wat essentieel is voor het behoud van werknemers en het creëren van een waarderende werkomgeving.