Digitalisering: Wie, Wat, Waarom en Wanneer?

Wat is digitaliseren?

Digitalisering, door velen als 'megatrend' bekroond, is van origine een term die de overgang van analoge naar digitale technologie beschrijft. Oftewel, het lezen, schrijven, sturen en ontvangen van informatie op een computerscherm in plaats van met pen en papier. Tegenwoordig wordt digitalisering als breder begrip gezien. Het digitaliseren van jouw bedrijf brengt betere workflows, communicatiemiddelen, dataverwerking en zelfs concurrentievoordelen met zich mee. Voor iedere organisatie heeft digitaliseren een eigen vorm van inzetbaarheid.

Voor wie is digitalisering belangrijk?

De economie wordt steeds digitaler. Een onderzoek uitgevoerd door The METISfiles voor NL Digital werpt licht op de toenemende afhankelijkheid van ICT binnen de Nederlandse werkzame beroepsbevolking. In 2019 was al 25% van de beroepsbevolking voor meer dan de helft van hun werktijd afhankelijk van ICT. Deze zogenaamde digitale beroepsbevolking wordt verwacht te groeien naar 36% in 2025, wat neerkomt op ongeveer 2,9 miljoen mensen. Deze digitale economie is sterk gebaseerd op online verbondenheid van mensen en organisaties door middel van machines en technologie. Hoe groter deze groep, hoe groter het belang van een goed gedigitaliseerde omgeving naar voren komt.

Wanneer in 2025 meer dan 1 op de 3 mensen afhankelijk zijn van ICT voor hun dagelijkse werkzaamheden, wordt duidelijk dat dit niet alleen voor grote corporaties belangrijk is; ook kleinere organisaties zullen digitalisering moeten omarmen om competitief te blijven. Kleinere onderdelen van een organisatie profiteren ieder weer op zich van een digitaliseringsslag. Één handeling minder kan een administratief medewerker al uren in de maand schelen, en belangrijke dataverzameling kan discussies op strategisch niveau overbodig maken.

Wanneer moet je digitaliseren?

Elke organisatie kan geconfronteerd worden met inefficiënties, veranderende marktomstandigheden of de druk om te innoveren. Deze confrontaties kunnen zich op verschillende manieren uiten. Als organisatie is het belangrijk om dit te herkennen en je af te vragen op welke manier ze verbeterd kunnen worden. Enkele tekenen kunnen zijn:

• Je wilt de klantervaring die je aanbiedt verbeteren en efficiënter maken. 

• De groei van je bedrijf stagneert of vermindert zelfs. 

• Je bent op zoek naar manieren om je rendement te verhogen of je kosten te reduceren. 

• Gegevensverzameling gaat ongestructureerd, documenten worden lokaal opgeslagen en medewerkers zijn vaak lang op zoek naar de juiste documentatie.

• De online omgeving is verouderd en trekt weinig nieuwe bezoekers.

• Microsoft Word en Excel zijn nog steeds je meest gebruikte documentatiesystemen. 

• E-mails verwerken nemen een groot deel van je dag in.

• Je merkt dat je met het huidige personeel niet je maximale capaciteit benut.
  

• Werknemers en/of werkgevers klagen over een te hoge werkdruk in de organisatie. (Lees hier meer over werkdruk)
  
  

Indien je een of zelfs meerdere van deze punten herkent in jouw organisatie, kan het tijd zijn om actie te ondernemen en te beginnen met digitaliseren. 

Waarom is digitalisering belangrijk?

Als je vraagt aan de lokale bakker waarom digitalisering voor hem belangrijk is, dan zal hij waarschijnlijk antwoorden dat hij vindbaar wil zijn voor de inwoners van zijn dorp. Wanneer je aan de CEO van een groot bedrijf vraagt waarom digitalisering belangrijk is, zal je waarschijnlijk iets horen als real-time inzichten verkrijgen in de operationele bedrijfsvoering om de efficiëntie van het bedrijf te verhogen. Waar dit op terugvalt is dat digitalisering op verschillende niveaus en in diverse vormen belangrijk is voor zowel kleine als grote ondernemingen om hun doelstellingen te bereiken. De bakker kan met zijn website meer mensen uit de regio aantrekken en ervoor zorgen dat hij een groter klantenbestand opbouwt. De CEO kan met de inzichten misschien wel 10% efficiënter werken waardoor hij de kosten van 2 FTE’s bespaart. Digitalisering kan zo in iedere organisatie op een eigen unieke manier impact maken.

Impact van digitalisering

De impact van digitalisering is overal zichtbaar. Van de telefoons die mensen gemiddeld 5,5 uur per dag bekijken, tot het elektronische kassasysteem die de lokale snackbar gebruikt. Digitalisering heeft impact op ons dagelijks leven en is er om te blijven. Denk maar eens aan de volgende zaken:

• Communicatie: Digitalisering heeft de manier waarop we communiceren fundamenteel veranderd. Door de opkomst van e-mail, sociale media, instant messaging en videoconferenties zijn mensen en organisaties in staat om sneller en efficiënter dan ooit te communiceren, ongeacht hoe ver we van elkaar af zijn.

• Winkelen en e-commerce: De manier waarop we winkelen is drastisch veranderd door digitalisering. Online winkelen biedt gemak, een enorm aanbod aan producten en de mogelijkheid om snel en eenvoudig prijzen te vergelijken. Voor bedrijven betekent dit een verschuiving naar online verkoopkanalen en de noodzaak om logistieke processen te digitaliseren om aan de verwachtingen van de klant te voldoen. De eisen van de klant worden hierdoor ook veel hoger. Vandaag besteld morgen (of zelfs vandaag nog) in huis is iets wat het shoppen van de 21e eeuw kenmerkt.

• Werk en productiviteit: Digitalisering heeft de werkplek getransformeerd met tools voor projectmanagement, virtuele samenwerking en automatisering van routinetaken. Dit heeft niet alleen de productiviteit verhoogd, maar ook nieuwe vormen van werken mogelijk gemaakt, zoals remote werken en flexibele werktijden. Dit draagt bij aan een betere werk-privébalans en laat mensen op een andere manier naar hun werk kijken.

• Onderwijs en leren: Digitalisering heeft toegang tot onderwijs en leermogelijkheden verbreed. Online cursussen, digitale leerplatformen en educatieve apps maken gepersonaliseerd leren mogelijk en bieden toegang tot kennis ongeacht locatie of achtergrond. Dit heeft ook geleid tot nieuwe onderwijsmodellen, zoals omgekeerd leren en levenslang leren.

Belangrijkste voordelen van digitaliseren

Zoals eerder benoemd in het bakker-CEO-voorbeeld, is voor iedere organisatie een passende digitaliseringsslag te vinden die zorgt voor verbetering. Dit kan bijvoorbeeld draaien om extra omzet/klanten of om interne processen te verbeteren. Er is dus niet 1 voordeel te benoemen dat voor iedere organisatie universeel is, maar er zijn tal van voordelen die digitaliseren met zich meebrengt. 

Interne Verbeteringen

• Sneller werken: digitalisering zorgt voor een snellere doorlooptijd in bedrijfsprocessen, waardoor taken die voorheen uren of dagen in beslag namen, nu in minuten of seconden kunnen worden voltooid. Informatie is nu ook altijd en overal toegankelijk, en is gemakkelijk te delen en analyseren met anderen.

• Fouten reduceren: digitale systemen minimaliseren de kans op menselijke fouten in gegevensinvoer en -verwerking. Met centrale opslagpunten zijn werknemers ook nog eens een stuk minder bezig met opzoeken van de juiste documenten, wat leidt tot nauwkeurigere gegevens en betere besluitvorming.

• Duurzaam: digitalisering draagt bij aan duurzaamheid door het verminderen van het gebruik van papier en het optimaliseren van energieverbruik, wat resulteert in een kleinere ecologische voetafdruk.
  
  

Verbeteringen in de Klantervaring

• Ruim de helft van alle klanten verwacht tegenwoordig binnen een uur antwoord te krijgen van de klantenservice. Digitalisering maakt het mogelijk voor bedrijven om klanten sneller en effectiever van dienst te zijn. Klantinformatie is direct toegankelijk, waardoor snelle en gepersonaliseerde service mogelijk is.
  
  

Digitalisering is niet langer een luxe, maar een noodzaak voor organisaties die willen overleven en bloeien in het digitale tijdperk. De voordelen van digitalisering, waaronder interne verbeteringen en verbeteringen in de klantervaring, maken het een essentiële strategie voor elk bedrijf dat streeft naar groei, efficiëntie en een duurzame toekomst.