Een handige functie van deze integratie is de automatische toevoeging van klantrelaties. Klanten laten bij het aanmaken van een account onder andere hun persoons- en betaalgegevens achter. Wanneer een klant zich nu vervolgens inschrijft voor een cursus, krijgt die (na goedkeuring van de cursus, zie ‘berekening winstgevendheid’) automatisch een factuur in de mailbox. Bij het verzenden van deze factuur creëert Exact een nieuw contact in het systeem. Deze wordt bewaard voor opvolgfacturen en kan altijd indien nodig aangepast worden. Aanvullend kan worden ingesteld dat toegang tot de cursusinhoud pas wordt verleend nadat Exact bevestigt dat de factuur volledig betaald is. Zo weet je zeker dat alle betalingen binnen zijn voordat je cursussen verstrekt.
Bij het handmatig verzenden van een beperkt aantal facturen per dag is de kans op fouten vrij klein. Echter, wanneer dit aantal oploopt tot tientallen of zelfs honderden, wordt het een ander verhaal. Administratief werk is veelal hetzelfde doen, we kunnen ons dus voorstellen dat je dit zo veel mogelijk uit handen wilt geven. Om deze reden is automatisering in de facturatie zo belangrijk. Dankzij de automatiseringsmogelijkheden van de boekhoudkoppeling hoef je niet meer handmatig facturen te versturen, opvolgen of verwerken. Zo worden menselijke handelingen geminimaliseerd, waardoor menselijke fouten ook tot een minimum gebracht worden. Het scheelt dus tijd, geld én hoofdpijndossiers!
Ons cursusadministratiesysteem is zo ontworpen dat het kan koppelen met diverse boekhoudpakketten. Heb je je boekhouding al ergens anders geregeld? Geen zorgen, wij zorgen ervoor dat je cursusadministratie naadloos aansluit.